Etika Dalam Penulisan Email – Nomor 3 adalah Poin yang Paling Penting

Saya menemukan rahasia ini ketika saya mengikuti pelatihan keefektifan penulisan email  bersama English Today Bandung. Apa saja detail yang perlu Anda perhatikan dalam etika penulisan email ? Simak artikel ini secara menyeluruh dan temukan jawabannya.

  1. Tunjukkan kesediaan Anda untuk membantu pembaca email

Semua orang suka berkomunikasi dengan seseorang yang senang membantu. Ketika Anda benar-benar suka membantu dan mengekspresikan hal tersebut dalam email  Anda serta memberikan kesan bahwa Anda tidak keberatan membantu penerima email  Anda, maka hal itu akan sangat membantu dalam menciptakan kesan yang baik terhadap perusahaan Anda. Perilaku seperti ini tentunya akan lebih mudah ditunjukkan ketika Anda bertemu langsung dengan penerima email  Anda. Tetapi, Anda tidak perlu khawatir karena Anda juga dapat menunjukkannya dalam email  Anda dengan menggunakan beberapa frasa yang mengekspresikan keinginan membantu yang tulus, seperti:

“If there is anything I can do, please do not hesitate to let me know.” (Jika ada yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda, jangan ragu memberitau saya)

“I will be pleased to do all I can to help you.”  (Saya senang untuk melakukan semua yang saya bisa untuk membantu Anda)

“Your request will be given my personal attention.”  (Permintaan Anda akan saya berikan perhatian pribadi)

  1. Berikan pujian tulus kepada pihak yang menerima email dalam email Anda

Pujian adalah sesuatu yang tentunya senang untuk kita dengar. Oleh karena itu, Anda dapat memasukkan sedikit pujian  dalam email  Anda kepada pihak yang menerima email  ketika si penerima membantu Anda. Pujian juga akan menciptakan kesan baik terhadap perusahaan Anda. Berikut ini adalah beberapa kalimat pujian yang mungkin Anda perlukan dalam email  Anda:

“We are most grateful for your assistance.”  (Kami sangat berterima kasih atas bantuan Anda)
“We very much appreciated the help you gave us in this matter.”
(Kami sangat menghargai bantuan yang Anda berikan dalam perkara ini)
“You certainly did a good job on our behalf.”
(Anda menunjukkan kinerja yang memuaskan di mata kami)

  1. Selalu tunjukkan kesopanan dalam email Anda

Usahakan untuk selalu menyusun kata-kata dalam email Anda dengan baik sehingga email yang Anda kirimkan tidak menyebabkan penerima email merasa tersinggung, bahkan ketika Anda mengekspresikan ketegasan Anda dalam email  tersebut. Ketidaksopanan adalah hal yang tidak diperlukan dan bisa memberikan pengaruh buruk dalam bisnis. Sebagai contohnya, coba perhatikan kalimat berikut ini dan betapa tidak sopannya si pengirim email  dalam menuliskan email ini:

“Your company is so bad we will never deal with a lot like you again.”  (Perusahaan Anda sangat buruk, kami tidak akan mengadakan kerja sama bisnis bersama Anda lagi)

Sangat tidak sopan, bukan? Dibandingkan menggunakan kalimat di atas, ada cara yang lebih baik untuk mengekspresikan kekecewaan Anda dengan menggunakan kalimat di bawah ini:

“Because you have been so unreliable, we regret we shall not be able to continue doing business with you.”  (Karena Anda tidak dapat diandalkan, kami menyesal bahwa kami tidak bisa melanjutkan bisnis bersama Anda)

Jika Anda ingin mendapatkan manfaat dari kemampuan menulis email  yang efektif, jangan ragu untuk menghubungi kami dan mendaftarkan diri dalam program pelatihan penulisan email  bisnis bersama kami di English Today Bandung.

English Today Your Professional Learning Partner

Call Us Today

+6222 8732 1109

Email : contact@english-today-indonesia.com

I find out this secret when I participated in an E-mail Effectiveness training at English Today Bandung. What are the details that you need to pay attention to? Read through this article to find out the answer.

  1. Express your helpfulness in your emails

Everyone likes a helpful person. When you are genuinely helpful and you give the impression that nothing is too much trouble for you, you create much goodwill. This attitude is much easier to express to someone when you are directly talking to them. However, there are some phrases you can use to demonstrate an attitude of sincere helpfulness, such as the following:

“If there is anything I can do, please do not hesitate to let me know.”

“I will be pleased to do all I can to help you.”

“Your request will be given my personal attention.”

  1. Give sincere praise in your emails

Praise is inevitably something we all like to hear about ourselves. Therefore, you can insert a little praise into an email. This will also help to create goodwill. Here are some phrases you might find useful:
“We are most grateful for your assistance.”
“We very much appreciate
the help you gave us in this matter.”
“You certainly did a good job on our behalf.”

  1. Always try to be polite and pleasant in your emails.

Always try to phrase your emails so that they do not cause offence, even when adopting a firm tone. Rudeness is unnecessary and bad for business. For instance, see how rude this sentence is:

“Your company is so bad we will never deal with a lot like you again.”

Instead of using the sentence above, there’s a much better way of expressing the same sentiments:

“Because you have been so unreliable, we regret we shall not be able to continue doing business with you.”

If you are willing to get the benefit of email effectiveness skills, don’t hesitate to contact us and sign up to acquire a business email excellence with us at English Today Bandung.

English Today Your Professional Learning Partner

Call Us Today

+6222 8732 1109

Email: contact@english-today-indonesia.com

Comments

comments